Privacybeleid

Identificatiegegevens

Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, SIRET (voor professionals), postadres

Professionele gegevens

Type activiteit (producent, restaurant, distributeur), omvang van het bedrijf, aantal werknemers, gehouden certificeringen (Bio, HVE, BOB, BGA, Label Rouge), benamingen, bebouwde oppervlakten

Traceerbaarheidsgegevens

Geproduceerde partijen, oogst-/productiedata, traject van de producten, geregistreerde temperaturen, geolocatie van leveringen, tijdstempels van het verankeringslogboek

Transactiegegevens

Bestelgeschiedenis, facturen, betaalmiddelen (getokeniseerd), opgebouwde punten, pionierstatus

Navigatiegegevens

IP-adres (geanonimiseerd na 13 maanden), browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina’s, bezoekduur, verkeersbron, uitgevoerde acties

Verbindingsgegevens

Inloggegevens (gehasht), verbindingslogs, sessiegeschiedenis, gebruikte apparaten

Communicatiegegevens

Inhoud van berichten aan de support, geschiedenis van de uitwisselingen, communicatievoorkeuren, toestemmingen voor de nieuwsbrief

IoT-gegevens

Sensor-ID’s, temperatuurmetingen, geolocatie van trackers, batterijstatus, geactiveerde waarschuwingen

Levering van de traceerbaarheidsdienst

De traceerbaarheidsgegevens van uw producten registreren en certificeren, QR-codes genereren, raadpleging door eindklanten mogelijk maken

Beheer van gebruikersaccounts

Uw account aanmaken en beheren, uw toegangen beheren, uw ervaring personaliseren

Verwerking van bestellingen en betalingen

Uw voorbestellingen, abonnementen, facturen en leveringen van apparatuur beheren

Beheer van punten

Uw traceerbaarheidspunten berekenen, toekennen en opvolgen, de omzetting in tokens voorbereiden

Klantenondersteuning

Uw verzoeken beantwoorden, technische problemen oplossen, klantenservice na verkoop verzekeren

Marketingcommunicatie

U informeren over ons nieuws, nieuwe producten, speciale aanbiedingen en evenementen

Verbetering van de diensten

Het gebruik van het platform analyseren, nieuwe functionaliteiten ontwikkelen, de gebruikerservaring verbeteren

Statistieken en rapportage

Geaggregeerde en geanonimiseerde statistieken over het gebruik van de dienst opstellen, rapporten voor partnerterritoria

Naleving van de regelgeving

Onze wettelijke verplichtingen nakomen (EUDR, boekhouding, fiscaal, HACCP)

Archivering van door AI gelezen leveringsbonnen

Wanneer een producent een papieren leveringsbon laat lezen door ons herkenningsinstrument (AI), bewaren wij de verzonden foto’s of de pdf versleuteld: om de transcriptie te controleren bij betwisting van een regel of bij een geschil, en om het document opnieuw te kunnen lezen als het model verandert. Het gaat om commerciële documenten tussen professionals, die met name de bedrijfsnamen en contactgegevens van de leverancier en de ontvanger bevatten.

AI-assistenten en -agenten

Wanneer u een op AI gebaseerde assistent, agent of schrijfhulp gebruikt, wordt de inhoud die u invoert of doorgeeft (teksten, foto’s, documenten) naar onze verwerker Anthropic gestuurd om het antwoord te produceren. Elke oproep wordt vastgelegd in een intern logboek dat alleen voor beheerders toegankelijk is: datum, gebruikt hulpmiddel, tekst van de vraag (beperkt tot 1 000 tekens), technische uitkomst van de oproep, e-mailadres van het account als u bent ingelogd, en IP-adres in gepseudonimiseerde vorm, nooit in klare tekst. De doorgegeven foto’s en documenten worden daar niet in overgenomen. Dit logboek dient voor de diagnose van fouten, de opvolging van de kwaliteit van de antwoorden en de opsporing van misbruik. Onder het antwoord van een gespreksassistent kunt u aangeven of het nuttig was (👍 of 👎) en bij 👎 een reden uit een gesloten lijst kiezen; er wordt geen vrij commentaar gevraagd. Alleen als u klikt op ‘Het antwoord bij mijn melding voegen’, wordt de tekst van het ontvangen antwoord bij uw melding bewaard, zodat de beheerder het bij zijn wekelijkse doorlezing kan bekijken; u kunt het verwijderen zolang het antwoord wordt getoond, en een 👍 verwijdert het ook. Zonder deze handeling wordt alleen een technische vingerafdruk van het antwoord bewaard, nooit de tekst.

Lezen van de berichten van uw gekoppelde sociale accounts

Als u zelf een account van een sociaal netwerk (bijvoorbeeld Bluesky of Mastodon) aan uw omgeving koppelt, kunnen wij de berichten van dat account lezen: ID en link van het bericht, tekst (beperkt tot 2 000 tekens), publicatiedatum, taal en aantal media — de media zelf worden niet gekopieerd. Deze berichten worden in uw omgeving bewaard als niet-gepubliceerde kandidaten, die alleen u kunt inzien, zodat u ze aan uw producten kunt koppelen. Ze worden op geen enkele openbare pagina weergegeven, aan geen enkel AI-model doorgegeven en met geen enkel ander account gedeeld. De overeenkomst dekt het lezen van uw eigen account, dat u voor deze dienst koppelt; de tekst van een bericht kan echter derden vermelden, van wie de gegevens niet voor zichzelf worden gebruikt, wat onder ons gerechtvaardigd belang valt.

Doorgeven van een contactverzoek op een fiche in het Register

Wanneer een bezoeker het formulier “Neem contact met mij op” van een opgeëiste fiche invult, geven wij zijn of haar naam, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven en bericht door aan de professional die het beheermandaat van de fiche houdt, per e-mail en in diens omgeving. Het verzoek wordt in rust versleuteld en door VeraTrace voor geen enkel ander doel gebruikt. De bezoeker kan het op elk moment intrekken via de link die na verzending wordt verstrekt.

Beveiliging en fraudepreventie

Het platform beschermen tegen ongeoorloofde toegang, frauduleus gedrag opsporen, de integriteit van de gegevens waarborgen

Cryptografisch bewijs

De traceerbaarheidsvingerafdrukken vastleggen in een ondertekend Merkle-logboek, zodat elke wijziging detecteerbaar wordt

Toestemming (art. 6.1.a AVG)

Voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie, het gebruik van niet-essentiële cookies en het delen van gegevens met partners van derden. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking aantast.

Nieuwsbrief, analytische cookies, delen met marketingpartners

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)

Voor de uitvoering van de overeenkomst die ons bindt: aanmaken van een account, levering van de traceerbaarheidsdienst, beheer van bestellingen, klantenondersteuning.

Traceerbaarheidsdienst, accountbeheer, facturatie

Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)

Om onze wettelijke verplichtingen na te komen: bewaren van facturen (10 jaar), naleving van de EUDR, gevolg geven aan gerechtelijke vorderingen.

Fiscale archivering, naleving van de regelgeving, vorderingen

Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)

Voor onze gerechtvaardigde belangen die geen afbreuk doen aan uw rechten: verbetering van de diensten, beveiliging van het platform, geanonimiseerde statistieken, fraudepreventie.

Analytics, beveiliging, productverbetering

Hetzner Online GmbH

Hosting van de productieservers

Alle applicatiegegevens, logs

Cloudflare

Contentdistributienetwerk (CDN) en bescherming van het domein, objectopslag voor media (R2), cookieloze bezoekstatistieken (Web Analytics)

IP-adres, HTTP-verzoeken, geüploade bestanden en media

Stripe

Verwerking van betalingen

Betalingsgegevens (getokeniseerd)

Anthropic

Generatieve kunstmatige intelligentie: AI-assistenten, fiche-agenten en schrijfhulpen, waaronder concepten van prospectieberichten. De verzoeken gaan rechtstreeks naar de API van Anthropic, zonder tussenpersoon.

Inhoud die u in deze tools invoert of uploadt (teksten, foto’s, documenten); voor prospectie de openbare informatie die over de vestiging is bewaard, de voornaam en de functie van de ontvanger, en de geredigeerde tekst van de ontvangen antwoorden

Resend

Verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, meldingen, waarschuwingen) en van professionele prospectieberichten, en ontvangst van de antwoorden op die berichten

E-mailadres van de ontvanger, inhoud van het bericht, afleverlogs; voor prospectie de ontvangen antwoorden

Twilio

Verzending van sms-berichten, WhatsApp-berichten en spraakoproepen (waarschuwingen)

Telefoonnummer, inhoud van het bericht

Expo

Pushmeldingen naar de mobiele app

Apparaattoken, titel en tekst van de melding

Bunny.net

Hosting en weergave van video’s (geplande dienst, op dit moment inactief)

IP-adres, geüploade video’s

Microsoft (IndexNow)

Zoekmachines op de hoogte brengen van bijgewerkte openbare pagina’s

Uitsluitend adressen van openbare pagina’s

Ankerjournaal van VeraTrace

Verankering van traceerbaarheidsbewijzen

Uitsluitend cryptografische hashes

Meldingsdiensten van browsers (Google, Mozilla, Apple)

Bezorging van de webmeldingen waarop u zich hebt geabonneerd; de dienst wordt door uw browser gekozen, niet door ons

Abonnementsadres, versleutelde melding

OpenStreetMap Foundation

Kaartachtergrond (tegels) van de kaartweergaven

IP-adres, bekeken kaartgebied

Google (YouTube)

Weergave van ingesloten YouTube-video’s (cookieloze modus) en van hun miniaturen

IP-adres, bekeken pagina

Vimeo

Afspelen van Vimeo-video’s die door een bedrijf zijn ingebed

IP-adres, cookies van de speler

Meta (Facebook)

Weergave van Facebook-pagina’s of -video’s die door een bedrijf zijn ingebed

IP-adres, Facebook-cookies als u bent ingelogd

Tripadvisor

Beoordelingswidget die door een bedrijf is ingebed

IP-adres, cookies van de widget

Wikimedia Foundation

Illustraties afkomstig van Wikimedia Commons

IP-adres

Open Food Facts

Productfoto’s die na een scan worden getoond

IP-adres, bekeken product

flagcdn.com

Vlaggen van de taalkiezer

IP-adres

unpkg.com

Bibliotheek voor de documentatiepagina van de API, en alleen voor die pagina

IP-adres (alleen bezoekers van die pagina)

Standaardcontractbepalingen (SCC’s)

Door de Europese Commissie goedgekeurde bepalingen (besluit 2021/914), ondertekend met onze Amerikaanse dienstverleners

Aanvullende maatregelen

Versleuteling van gegevens tijdens verzending en in opslag, pseudonimisering waar mogelijk, beoordeling van de gevolgen van doorgiften (TIA)

Voorkeur voor hosting in de EU

Wij geven stelselmatig de voorkeur aan dienstverleners die de gegevens in de EU hosten

Doel

Bedrijven opsporen die mogelijk geïnteresseerd zijn in VeraTrace, op basis van openbare informatie of van gebeurtenissen op VeraTrace, en een professionele contactpersoon een op die informatie gebaseerd gepersonaliseerd bericht sturen.

Betrokkenen

De professionele contactpersonen van deze bedrijven (leidinggevenden, verantwoordelijken voor inkoop, kwaliteit of bevoorrading). Wij controleren de openbaarmakingsstatus van eenmanszaken bij de Annuaire des Entreprises: eenmanszaken waarvan de ondernemer heeft gevraagd dat zijn gegevens niet door het SIRENE-register worden verspreid, zijn van de prospectie uitgesloten.

Verwerkte gegevens

Professionele naam, voornaam, functie en e-mailadres; het bedrijf en zijn identificatienummers (SIREN, SIRET); de openbare informatie die aan het bericht ten grondslag ligt, bijvoorbeeld een gegunde of gepubliceerde overheidsopdracht, of een kort fragment uit een krantenartikel; de geschiedenis van de uitwisselingen (verzending, aflevering, antwoord, bezwaar) en de tekst van uw antwoorden.

Bronnen

Openbare bedrijfsregisters (SIRENE-register, Annuaire des Entreprises); open gegevens over overheidsopdrachten (essentiële gegevens van overheidsopdrachten, BOAMP); de monitoringfeed van onze partner InfoTrie (onder licentie verspreide persartikelen, openbare webpagina’s, open data), waaruit wij alleen informatie over het bedrijf halen, nooit uw adres; uw aanmelding, account of verzoek op VeraTrace; een visitekaartje dat aan ons team is overhandigd; een openbare professionele bron die handmatig is geraadpleegd, waaronder een openbaar professioneel profiel, zonder enige geautomatiseerde extractie. Elk bericht vermeldt de bron van uw adres.

Rechtsgrond

Ons gerechtvaardigd belang om onze diensten bekend te maken bij professionals wier activiteit daarmee verband houdt (artikel 6.1.f van de AVG), onder de voorwaarden die de CNIL aanvaardt voor prospectie tussen professionals: een bericht dat verband houdt met uw beroep, uw informatie, en een eenvoudig en kosteloos bezwaar. Als u zich op VeraTrace hebt aangemeld of daar een verzoek hebt ingediend: uw toestemming.

Menselijke tussenkomst

Een geautomatiseerde verwerking rangschikt de bedrijven op prioriteit en kan een conceptbericht voorstellen. Er wordt geen bericht verstuurd zonder dat een bevoegd persoon van ons team de tekst heeft goedgekeurd: het bericht zelf of, als u zich op VeraTrace hebt aangemeld, daar een account hebt of hebt gevraagd om uw fiche op te eisen, een door die persoon goedgekeurd berichtsjabloon, uitsluitend ingevuld met geverifieerde informatie over uw bedrijf en zonder gebruik van kunstmatige intelligentie. Deze verwerking leidt niet tot een besluit over u in de zin van artikel 22 van de AVG.

Kunstmatige intelligentie

Het conceptbericht kan worden opgesteld door een model voor kunstmatige intelligentie (Anthropic), uitsluitend op basis van de over het bedrijf bewaarde informatie, uw voornaam en uw functie. Wanneer u antwoordt, kan de tekst van uw antwoord — zonder de aanhaling van ons bericht, zonder handtekening en na verwijdering van e-mailadressen, telefoonnummers en links — aan dat model worden voorgelegd om een indeling voor te stellen (interesse, weigering, verzoek om niet meer te worden gecontacteerd…), die door een persoon van ons team wordt nagelezen. Uw e-mailadres wordt er nooit aan doorgegeven.

Ontvangers

Ons verkoopteam; Anthropic (ondersteund opstellen en indelen) en Resend (verzending van de berichten en ontvangst van de antwoorden), verwerkers die in de Verenigde Staten zijn gevestigd. Zie de rubrieken “Ontvangers van de gegevens” en “Doorgiften buiten de EU”.

Bewaartermijn

3 jaar vanaf de verzameling van de informatie of vanaf het laatste contact dat van u uitgaat, bijvoorbeeld een antwoord. Onze onbeantwoord gebleven herinneringen verlengen deze termijn niet. Na afloop worden de prospectiegegevens verwijderd.

Verwerkte gegevens

Uw e-mailadres, de taal van de pagina waarop u zich hebt aangemeld, de doeleinden die u hebt aangevinkt, en een logboek van uw toestemmingen (datum, versie van de getoonde tekst, handeling: akkoord of intrekking). Geen IP-adres en geen browservingerafdruk.

Doeleinden

U op de hoogte houden van wijzigingen in een fiche (openingstijden, nieuwe certificeringen) en, als u erom hebt gevraagd en het bedrijf zijn fiche beheert, van zijn aankondigingen. Elk doel wordt afzonderlijk gekozen en ingetrokken. Een abonnement op één fiche abonneert u op geen enkele andere.

Rechtsgrond

Uw toestemming (art. 6.1.a van de AVG). Zij wordt pas geregistreerd wanneer u klikt op de bevestigingslink die u per e-mail ontvangt: een adres dat door iemand anders is ingevoerd, ontvangt niets anders dan dit verzoek om bevestiging.

Ontvangers

VeraTrace en zijn aanbieder voor het verzenden van e-mails (Resend), die namens ons handelt vanuit de Verenigde Staten (standaardcontractbepalingen en Data Privacy Framework). Het bedrijf ontvangt noch uw adres noch de lijst van zijn abonnees: het ziet alleen een aantal, en pas vanaf 5 abonnees.

Bewaartermijnen

Een niet-bevestigd verzoek wordt binnen 7 dagen gewist. Uw adres wordt bewaard zolang ten minste één doel actief is en gewist zodra u zich van alles uitschrijft. Daarna blijven 3 jaar een onomkeerbare vingerafdruk van het adres en het logboek van de toestemmingen bewaard — het bewijs van uw akkoord en van de intrekking ervan — waarna ook zij worden gewist.

Frequentie

Hoogstens twee e-mails per week per abonnement; daarboven wordt het nieuws gebundeld in één enkele verzending.

Meldingen op uw apparaat

Vanaf de fiche kunt u ook een melding op dit apparaat ontvangen, zonder adres of account: de toestemming is de machtiging die u aan uw browser geeft. Op deze manier worden alleen wijzigingen van de fiche verstuurd, nooit een aankondiging, en met hetzelfde maximum van twee per week. Wij bewaren het technische adres dat uw browser ons verstrekt (versleuteld), tot u de meldingen vanaf de fiche stopzet of uw browser het intrekt; daarna blijft het logboek van het akkoord en van de intrekking ervan 3 jaar bewaard. De melding loopt, versleuteld, via de pushdienst van uw browser (Google, Apple of Mozilla, afhankelijk van het apparaat).

Recht op inzage (art. 15 AVG)

Bevestiging verkrijgen dat gegevens over u worden verwerkt, toegang krijgen tot die gegevens en een kopie verkrijgen. U kunt ook informatie vragen over de doeleinden, categorieën van gegevens, ontvangers, bewaartermijnen, enz.

Recht op rectificatie (art. 16 AVG)

Onjuiste gegevens over u laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.

Recht op wissing (art. 17 AVG)

Verzoeken om verwijdering van uw gegevens in bepaalde gevallen: gegevens die niet meer nodig zijn, intrekking van de toestemming, bezwaar, onrechtmatige verwerking. Dit recht is niet van toepassing als de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Recht op beperking (art. 18 AVG)

Verzoeken om beperking van de verwerking tijdens de verificatie van de juistheid van de gegevens, als de verwerking onrechtmatig is, als wij de gegevens niet meer nodig hebben maar u ze nodig hebt voor rechtsvorderingen, of tijdens het onderzoek van een bezwaar.

Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG)

Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat (JSON, CSV) en ze doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt voor gegevens die zijn verstrekt op basis van toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.

Recht van bezwaar (art. 21 AVG)

Te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. U kunt ook zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen verwerking met het oog op direct marketing.

Recht om uw toestemming in te trekken

Te allen tijde uw toestemming intrekken voor verwerkingen die daarop berusten, zonder dat dit de rechtmatigheid aantast van de verwerking vóór die intrekking.

Recht om post-mortemrichtlijnen op te stellen

Richtlijnen opstellen over de bewaring, verwijdering en mededeling van uw persoonsgegevens na uw overlijden.

Recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde beslissing

Niet worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

Onmisbaar voor de werking van de site

Gebruikerssessie, taalvoorkeuren, beveiliging (CSRF), winkelmand

Begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken

Bekeken pagina’s, bezoekduur, gebruikerstraject, opgetreden fouten

Uw keuzes onthouden om de ervaring te personaliseren

Taal, valuta, donker/licht thema, voorkeursweergave

• •Uitsluitend cryptografische hashes (digitale vingerafdrukken)
• •Tijdstempels van de registraties
• •Partij-identificatoren (geanonimiseerd)

• •Uw persoonsgegevens (naam, adres, enz.)
• •Commerciële details (prijzen, volumes)
• •Gevoelige gegevens van uw bedrijf

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

[email protected]

AVG-vragen, uitoefening van rechten, klachten

Technische ondersteuning

[email protected]

Accountproblemen, toegang tot gegevens via de applicatie

Algemeen contact

[email protected]

Algemene vragen

Postadres

VeraTrace SAS - DPO, 35 rue de la République, 95110 Sannois, France

Aangetekende brief voor formele verzoeken